○大曲仙北広域市町村圏組合処務規則

昭和47年12月1日

規則第1号

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規則は、管理者の権限に属する事務の処理に関し必要な事項を定めるものとする。

(事務処理の原則)

第2条 職員は、すべての事務を迅速かつ適確に処理し、住民に対しては親切ていねいでなければならない。

(班の設置及び事務分掌)

第3条 大曲仙北広域市町村圏組合事務局設置条例(平成15年大曲仙北広域市町村圏組合条例第4号)第3条に規定する課及び所(以下「課等」という。)の事務を分掌させるため、次の班を置き、各班の分掌事務は次のとおりとする。

管理課

(1) 総務班

ア 組合議会及び正副管理者会議に関すること。

イ 組合行政の企画調整に関すること。

ウ 条例、規則等の制定改廃に関すること。

エ 職員の任免、賞罰及び身分に関すること。

オ 職員の給料に関すること。

カ 職員の服務に関すること。

キ 職員の福利厚生に関すること。

ク 職員の研修に関すること。

ケ 公印の管理に関すること。

コ 大曲仙北広域市町村圏組合ホームページの運営に関すること。

サ その他、他の班に属さない事務に関すること。

(2) 財政会計班

ア 予算に関すること。

イ 組合債に関すること。

ウ 契約に関すること。

エ 組合財産の取得、処分に関すること。

オ 決算に関すること。

カ 予算の執行に関すること。

キ その他、財政・会計事務に関すること。

(3) 業務管理班

ア 斎場に関すること。

イ へい獣保冷センターに関すること。

ウ 病院群輪番制に関すること。

介護保険事務所

(1) 企画管理班

ア 介護保険特別会計に関すること。

イ 介護保険事業計画等の策定に関すること。

ウ 介護保険運営協議会に関すること。

エ 地域支援事業に関すること。

オ 介護保険事業の周知と普及に関すること。

カ 関係団体との連絡調整に関すること。

キ 大曲仙北広域市町村圏組合ホームページ(介護保険事務所部分)の運営に関すること。

ク 介護保険の苦情処理に関すること。

ケ その他、他の班に属さない事務に関すること。

(2) 保険給付班

ア 被保険者の資格管理に関すること。

イ 保険料の賦課徴収に関すること。

ウ 介護保険の給付に関すること。

エ 事業所の指導(介護報酬等)に関すること。

オ 給付の適正化(他の班に属さない事務)に関すること。

(3) 指導監査班

ア 事業所の指定等に関すること。

イ 事業所の指導(人員、運営、設備基準等)に関すること。

ウ 事業所の監査(検査)に関すること。

エ 事業所の届出・報告に関すること。

オ 介護保険サービスの基盤整備に関すること。

カ 給付の適正化(ケアプラン点検関係)に関すること。

(4) 認定業務班

ア 主治医の意見書に関すること。

イ 認定調査に関すること。

ウ 介護認定審査会の運営に関すること。

エ 要介護認定等に関すること。

オ 認定調査員等の研修事業に関すること。

カ 給付の適正化(要介護認定関係)に関すること。

環境事業課

(1) 総務班

ア 安定的な廃棄物処理に係る運営体制の構築に関すること。

イ 構成市町等との連絡調整に関すること。

ウ ごみ処理施設、し尿処理施設及び最終処分場の整備に関すること。

エ 大曲仙北広域市町村圏組合ホームページ(環境事業課分)の運営に関すること。

オ その他、他の班に属さない事務に関すること。

(2) 施設班

ア ごみ処理施設の管理運営に関すること。

イ ごみ処理施設使用料の徴収に関すること。

ウ し尿処理場の管理運営に関すること。

エ し尿処理施設使用料の徴収に関すること。

オ 最終処分場の管理運営に関すること。

カ 最終処分場施設使用料の徴収に関すること。

(職員)

第4条 事務局に事務局長を置く。

2 事務局に、主席参事及び事務局次長を置くことができる。

3 課等に、課長及び所長(以下「課長等」という。)を置く。

4 課等に、参事、主幹、副主幹、専門監、主席主査、主査、主任及び主事を置くことができる。

5 前各項に掲げる職員は、管理者が任命する。

(職責)

第5条 事務局長、主席参事、事務局次長、課長等、参事、主幹、副主幹、主席主査及び主査は、それぞれ上司の命を受けて所管の事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。

2 主任は、上司の命を受けて担当事務を掌理し、担当事務に係る職員を指揮監督する。

3 主事は上司の命を受けて担当事務を掌理する。

(班長)

第6条 班に、班長を置く。

2 班長は、上司の命を受けて班の事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。

第2章 削除

第7条から第10条まで 削除

第3章 文書の管理

(文書の取扱い)

第11条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が円滑かつ適正に行われるように処理し、及び管理しなければならない。

2 文書事務の統括責任者は、事務局長の職にある者とし、個別の文書については、課長等の責任において処理するものとする。

(文書主任等)

第11条の2 課等に、文書主任を置く。

2 課等に、文書主任の補助者として文書整理員を置く。

(文書主任等の職務)

第11条の3 文書主任は、事務局長の命を受け、所属する課等における次に掲げる事務に従事する。

(1) 公文書の審査に関すること。

(2) 公文書の授受及び配布に関すること。

(3) 公文書の処理の促進に関すること。

(4) 公文書の分類、整理、保管、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(5) 資料及び図書の整理、保管及び利用に関すること。

(6) 文書事務の進行管理に関すること。

(7) その他文書事務に関し必要な事項

2 文書整理員は、文書主任の指揮監督の下、前項各号に掲げる事務を補助する。

(文書主任等の指名報告)

第11条の4 課長等は、毎年度初めに文書主任及び文書整理員を指名し、文書主任等指名(変更)届により、事務局長に報告しなければならない。

2 課長等は、文書主任又は文書整理員を変更したときは、速やかに文書主任等指名(変更)届により事務局長に報告しなければならない。

(文書の収受及び配布)

第12条 課等に到達した文書は、全て文書主任が収受し、次に定めるところにより速やかに処理しなければならない。

(1) 普通文書は、その余白に受付印を押し、文書整備簿により受付番号を記載し、文書に文書処理票を添付のうえ、文書処理票に受付年月日を記入し、課長等が交付すること。ただし、軽易な文書は、受付番号の記入を省略することができる。

(2) 個人宛又は職名宛の親展文書その他開封を不適当と認めるものは、封をしたまま収受印を押し、名宛人に配布すること。

(3) 現金、有価証券その他の金券を添えた文書は、文書にその旨を記載のうえ、事務局長に交付し、金券は金券処理簿に記載し、会計管理者に交付すること。

(4) 書留文書及び小包は、書留文書受理簿に記載し、名宛人に交付すること。

(5) 審査請求書、異議申立書その他収受の日時を確認する必要のある文書は、第1号の規定による手続のほか、その余白に収受年月日及び時刻を記載し、直ちに名宛人に配布すること。

(6) 電報は、公文書又は親展の区分に従い、電報受理簿に記載のうえ、直ちに名宛人に交付すること。

(7) 前各号に定めるもの以外の事項については、事務局長がその都度定めるところによること。

(収受手続を経ていない文書)

第13条 収受の手続を経ていない文書でその手続を要するものを受け取つた者は、これを文書主任に回付し、前条の手続を受けなければならない。

(送料未納又は不足の文書)

第14条 送料未納又は不足の文書及び小包は、各所属長が収受の必要があると認めるものに限り、郵便切手受払簿に所要事項を記載してその料金を支払い、これを収受するものとする。

(文書の処理)

第15条 各所属長は、文書主任が収受した文書を速やかに閲読し、当該文書の処理を行う職員(以下「事務担当者」という。)に回付しなければならない。

2 文書の回付を受けた事務担当者は、各所属長の指示に基づき担当者を指定し、必要あるときは、更に具体的指示を与え担当者に回付することができる。

(重要に属する文書の取扱い)

第16条 前条第1項により各所属長が閲覧した場合において、重要又は異例に属すると認められるものは、その重要度に応じて管理者又は副管理者の閲覧を経て指示を受けたうえで、その事務を担当する文書主任に回付しなければならない。

(事務局長又は各所属長が自ら処理する文書)

第17条 事務局長又は各所属長が自ら処理する文書については、文書処理票の指示欄にその旨を記入する。

(指示欄の省略)

第18条 文書処理の指示にあたつて、定例又は軽易なものその他の理由により特に必要がないと認めたときは、文書処理票の指示欄の記入を省略することができる。

(即日処理の原則)

第19条 課等に到着した文書は、原則としてその日のうちに事務担当者に回付させなければならない。

2 事務担当者は、前項により回付された文書を指定された期日内に処理しなければならない。ただし、指定された期日内に処理することが困難であると認められるときは、課長等の承認を得て期日を延長することができる。

(起案)

第20条 事案の処理は、文書によるものとする。ただし、文書により処理することが適当でないと認めるときは、電話その他の便宜の方法によつて処理することができる。この場合においては、その処理状況を明らかにしておかなければならない。

2 文書の起案は、すべて起案用紙を用い、簡明な件名を受けた後必要があるものは、文案の前に起案の理由を簡明に記述し、文案の後に参照すべき法令の条文、参考書類又はその要旨並びに予算関係等必要な事項を附記し、又は添付しなければならない。

3 起案者は、起案用紙の所定欄に起案年月日、起案者氏名を記入のうえ、認印を押してその責任を明らかにしなければならない。

4 起案文書には、立案の経過を明らかにするため、関係書類を年月日の順に下から上にし、一括して添付しなければならない。

(公用文例及び用字用語等)

第21条 文書の起案は、別に定める公用文例により、「当用漢字」、「ひらがな」、「現代かなづかい」を用い、平易簡明に記載しなければならない。

(電報の起案)

第22条 電報の起案は、特に簡明を旨とし、電文及びあて先の上にふりがなをしなければならない。この場合、略符号のあるものについては、必ずこれを用い、電文字数をかつこ書きしなければならない。

(電話による回答)

第23条 緊急を要する事件で電話による回答を求められたときは、その事件が重要でないものに限り即時回答をすることができる。ただし、後日の参考又は証拠になると認められるものは、その要旨を明記して上司の閲覧に供しなければならない。

(余白及び帳票処理)

第24条 内容の軽易なもの、又は定例のものについては、文書処理票の処理欄に朱書きし若しくは一定の帳票を設けて起案することができる。

(起案文書の特別扱い)

第25条 特別の取扱いを要する起案文書には、その種別に応じて「例規」、「親展」、「秘密」、「書留」、「速達」、「配達証明」、「内容証明」等の区分を起案用紙の特別扱区分欄に朱書きするものとする。

(秘密文書等の取扱い)

第26条 秘密を要するもの又は重要なものは、事務局長、各所属長又は起案者が自から持ち回つて決裁を受けなければならない。

(決裁区分)

第27条 決裁を要する文書には、次の区分により起案用紙の決裁区分欄に表示しなければならない。

(1) 管理者決裁のもの 管理者

(2) 副管理者決裁のもの 副管理者

(3) 事務局長決裁のもの 事務局長

(4) 課長等決裁のもの 課長等

(未決文書)

第28条 処理未済の文書は、担当者が不在の場合であつてもその経過を明らかにしておかなければならない。

(文書の発信名義)

第29条 文書は、管理者名義、副管理者名義又は会計管理者名義をもつてしなければならない。ただし、軽易な文書は、その内容に応じて事務局長名義又は課長等名義をもつてすることができる。

2 課長等又は所属職員に対する公文書には、職名のみを用い、氏名を省略することができる。

(公印の押印)

第29条の2 公文書施行の際、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げるものには、公印を押印しないことができる。

(1) 課長等又は所属職員に対する公文書

(2) 軽易な公文書

(3) 案内状、礼状、挨拶状その他これらに類する公文書

(文書記号及び番号)

第30条 収受文書、起案文書及び発信文書には、次の各項に定めるところにより、記号及び番号を記入しなければならない。

2 文書の記号は、次のとおりとする。

所属名

発出の場合

収受の場合

管理課

大仙広管発

大仙広管収

介護保険事務所

大仙広介発

大仙広介収

環境事業課

大仙広環発

大仙広環収

3 文書の番号は、年度を通じて一連番号とし、当該文書が完結するまで同一番号とする。ただし、2年度以上にわたる場合は、最初の年を表わす数字を頭書するものとする。

4 軽易な文書は、「号外」として処理することができる。

(法規文書等の登録)

第31条 法規の文書、令達文書及び公示文書は、すべて令達番号簿に登録し、番号を付さなければならない。

2 令達番号簿は、種類ごとに暦年により一連番号を付する。

(施行日)

第32条 文書の日付は、原則として浄書した日とする。ただし、特に施行の日を限定する必要のあるものは、起案文書の日付欄に施行年月日を朱書きしなければならない。

(文書の発送)

第33条 文書及び物品の発送は、文書担当者が発送する。

2 文書の発送は、郵送又は使送とする。

3 郵送によるものは所定の封筒を使用し、起案に指定してある宛名を明確に記入し、特殊な取扱いをするものは封筒の表面に「書留」、「親展」、「速達」等の別を明らかにしなければならない。

(特殊文書の発送)

第34条 親展等特殊な発送取扱いをするもの、後日発送したことの確認を要するものは、必要な事項を記入しておかなければならない。

(郵便切手受払簿)

第35条 文書担当者は、毎月末において郵便切手受払簿を整理し、各所属長の閲覧を受けなければならない。

(文書の整理)

第36条 文書は、常に整理し、重要なものは非常災害時に際し、いつでも持出しのできるようあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしなければならない。

(文書の保存年限)

第37条 文書の保存年限は、次の5種とする。

(1) 永年保存

(2) 10年保存

(3) 5年保存

(4) 3年保存

(5) 1年保存

2 前項の保存区分を例示すると、おおむね次のとおりである。

(1) 永年保存

 条例、規則、その他例規関係書類

 重要なる事業計画及びその実施に関する書類

 議会の関係書類で重要な書類

 財産及び公の施設に関する重要な書類

 重要な契約に関する書類

 組合債に関する書類

 重要な職の事務引継に関する書類

 印鑑に関する重要な書類

 その他重要にして永年保存の必要があると認める書類

(2) 10年保存

 歳入歳出予算に関する書類で永年保存を要しない書類

 出納に関する証拠書類及び決算に関する書類

 令達及びその関係書類で永年保存を要しない書類

 議会に関する書類で永年保存を要しない書類

 その他10年保存の必要があると認める書類

(3) 5年保存

 令達及びその関係書類で10年保存を要しない書類

 その他5年保存を必要とする書類

(4) 3年保存

 文書の整理及び処理に関する書類

 出勤簿・旅行命令簿、復命書、服務免除承認願、有給休暇承認願等服務に関する書類

 その他3年保存を必要とする書類

(5) 1年保存

前各号に該当しない軽易な書類

3 保存年限の計算は、完結した日の属する翌年度の4月1日から起算するものとする。

4 第2項第3号に掲げる書類については、光又は磁気による記録媒体で保存することができる。この場合において、当該光又は磁気による記録媒体に記録する前の紙により作成された書類については、廃棄するものとする。

(文書の編集)

第38条 文書の編集は、担当者が行い、文書担当者に引き継がなければならない。

2 文書の編集は、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(1) 文書は、完結月日の順序に従つて編集し、保存年限、年度別に区分し、表紙及びさく引を付しておくこと。

(2) 文書は、年度により編集すること。ただし、条例、規則等の令達文書は、暦年により編集すること。

(3) 文書に付属する図面、ひな形等で相綴に不便なものは、本書にその旨を記載し、別に保存すること。

(文書保存台帳)

第39条 編集を終えた文書は、文書保存台帳に登録し、保存しなければならない。

(文書の廃棄)

第40条 保存年限を経過した文書は、各所属長が担当者と合議のうえ廃棄するものとする。ただし、必要と認めるときは、担当者と協議のうえ保存年限を延長することができる。

2 文書を廃棄する場合において、秘密を要する文書、他に転用のおそれのある文書は、焼却、切断等適当な処理をしなければならない。

(廃棄又は期間延長の記帳)

第41条 文書を廃棄したとき、又は保存年限を延長したときは、文書保存台帳にその旨を記入しなければならない。

第4章 服務心得

(出勤及び退庁)

第42条 職員は、定刻までに出勤し、定刻後に退庁しなければならない。

(出勤簿等)

第43条 職員は、出勤後直ちに自ら出勤簿に押印し、又はタイムレコーダーにより出勤表に記録しなければならない。

(遅参及び早退)

第44条 職員は、定刻に遅れて登庁し、又は早退しようとするときは、あらかじめ遅参早退簿に所要事項を記載し、上司の承認を得なければならない。ただし、やむを得ない事情により、あらかじめ承認を得られないときは、出勤後直ちに届け出なければならない。

(欠勤)

第45条 職員は、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、勤務しない場合は、あらかじめ欠勤処理簿により届け出なければならない。ただし、やむを得ない事由により届出をすることができないときは、出勤後速やかに届け出なければならない。

(1) 職務免除

(2) 休日及び休暇

(3) 休職(地方公務員法(昭和25年法律第261号)第55条の2第1項ただし書の規定による休職を含む。)

(4) 停職

(勤務時間中の外出)

第46条 職員は、勤務時間中公務のため一時外出しようとするときは、上司の承認を得なければならない。

(旅行中の事故等の届)

第47条 旅行中次の各号のいずれかに該当する場合は、あらかじめその事由を申し出て、上司の指揮を受けなければならない。ただし、特別の事由によりあらかじめ指揮を受けることができなかつたときは、帰庁後直ちに承認を得なければならない。

(1) 日程又は旅行先を変更する必要があるとき。

(2) 天災事変等のため旅行を継続することができないとき。

(3) 病気その他の事由により服務することができないとき。

(復命)

第48条 旅行を終えた職員は、5日以内に文書で管理者に旅行の復命をしなければならない。ただし、軽易な事項については、口頭で復命することができる。

(新任職員の履歴書等の提出)

第49条 新たに職員となつた者は、着任後5日以内に事務局長に履歴書及び住所届を提出しなければならない。

(履歴事項変更届)

第50条 氏名の変更、本籍又は現住所の変更その他履歴事項に変更があつた職員は、直ちに事務局長に届け出なければならない。

(事務引継)

第51条 転任、退職又は休職の場合においては、速やかに担任事務及びその保管に係る文書を後任者に引き継がなければならない。

2 引継を終えたときは、連署して管理者に届け出るものとし、複雑な懸案事項については、説明書を添付しなければならない。

第5章 非常心得

(警備態勢)

第52条 事務局長は、非常の際の警備について職員の担任を定め、適宜訓練を実施しなければならない。

(非常事態)

第53条 職員は、庁舎、公の施設その他組合の施設に火災その他の非常事態が発生したときは、直ちに現場に急行して上司の指揮を受けて防護にあたらなければならない。

第6章 雑則

(様式)

第54条 事務処理に必要な帳簿等の様式は、次に掲げるとおりとする。

(1) 文書主任指名(変更)届 様式第1号の1

(2) 文書受付印 様式第1号の2

(3) 文書整理簿 様式第2号

(4) 文書処理票 様式第3号

(5) 削除

(6) 削除

(7) 金券処理簿 様式第6号

(8) 書留文書受理簿 様式第7号

(9) 電報受理簿 様式第8号

(10) 郵便切手受払簿 様式第9号

(11) 起案用紙 様式第10号

(12) 令達番号簿 様式第11号

(13) 文書保存台帳 様式第12号

(14) 出勤簿 様式第13号

(15) 遅参早退簿 様式第14号

(16) 欠勤処理簿 様式第15号

(17) 復命書 様式第16号

(18) 履歴書 様式第17号

(19) 事務引継書 様式第18号

(補則)

第55条 この規則の規定により難い事由が生じたときは、管理者の決するところによる。

この規則は、公布の日から施行する。

(昭和49年4月1日規則第2号)

この規則は、公布の日から施行する。

(昭和53年4月1日規則第3号)

この規則は、昭和53年4月1日から施行する。

(昭和58年6月1日規則第5号)

この規則は、昭和58年6月1日から施行する。

(昭和62年9月28日規則第2号)

この規則は、昭和62年10月1日から施行する。

(平成8年3月28日規則第1号)

この規則は、公布の日から施行する。

(平成11年7月7日規則第11号)

この規則は、公布の日から施行する。

(平成11年12月27日規則第15号)

この規則は、公布の日から施行する。

(平成14年3月14日規則第1号)

この規則は、平成14年4月1日から施行する。

(平成15年3月25日規則第1号)

この規則は、平成15年4月1日から施行する。

(平成17年4月1日規則第2号)

この規則は、平成17年4月1日から施行する。

(平成18年4月1日規則第4号)

この規則は、公布の日から施行する。

(平成19年4月1日規則第1号)

この規則は、公布の日から施行する。

(平成20年10月1日規則第11号)

(施行期日)

1 この規則は、平成20年10月1日から施行する。

(平成21年4月1日規則第2号)

この規則は、公布の日から施行する。

(平成23年4月1日規則第8号)

この規則は、公布の日から施行する。

(平成25年4月1日規則第2号)

この規則は、公布の日から施行する。

(平成28年4月1日規則第2号)

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

(平成29年2月21日規則第1号)

この規則は、平成29年4月1日から施行する。

(平成30年4月1日規則第5号)

この規則は、平成30年4月1日から施行する。

(平成31年4月1日規則第3号)

この規則は、公布の日から施行する。

(令和2年4月1日規則第1号)

この規則は、公布の日から施行する。

(令和3年3月31日規則第1号)

この規則は、令和3年4月1日から施行する。

(令和3年4月1日規則第9号)

この規則は、公布の日から施行する。

(令和4年4月1日規則第14号)

この規則は、公布の日から施行する。

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様式第4号 削除

様式第5号 削除

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大曲仙北広域市町村圏組合処務規則

昭和47年12月1日 規則第1号

(令和4年4月1日施行)

体系情報
第3類
沿革情報
昭和47年12月1日 規則第1号
昭和49年4月1日 規則第2号
昭和53年4月1日 規則第3号
昭和58年6月1日 規則第5号
昭和62年9月28日 規則第2号
平成8年3月28日 規則第1号
平成11年7月7日 規則第11号
平成11年12月27日 規則第15号
平成14年3月14日 規則第1号
平成15年3月25日 規則第1号
平成17年4月1日 規則第2号
平成18年4月1日 規則第4号
平成19年4月1日 規則第1号
平成20年10月1日 規則第11号
平成21年4月1日 規則第2号
平成23年4月1日 規則第8号
平成25年4月1日 規則第2号
平成28年4月1日 規則第2号
平成29年2月21日 規則第1号
平成30年4月1日 規則第5号
平成31年4月1日 規則第3号
令和2年4月1日 規則第1号
令和3年3月1日 規則第1号
令和3年4月1日 規則第9号
令和4年4月1日 規則第14号